Souvent un casse-tête, les notes de frais font
partie du quotidien d’une entreprise et par conséquent du chef d’entreprise et
de tous ses collaborateurs. Fort heureusement, il existe aujourd’hui des
solutions qui simplifient cette tâche laborieuse et chronophage. Vous trouverez
dans cet article quelques conseils à suivre pour ne pas tomber dans les travers
des notes de frais.
Adopter des méthodes d’experts de la finance !
Lorsqu’on démarre son activité, on n’a pas forcément une équipe de comptables capable de gérer et d’optimiser les dépenses et les notes de frais. Si c’est le cas, ou si ça le devient, aucun problème car le service dédié sera en mesure de gérer les revenus et les frais de votre entreprise en respectant les prévisions d’exploitation et la trésorerie. Mais si vous ne disposez pas en interne des ressources spécialisées en finance et gestion, voici les notions de base pour assurer la gestion de vos notes de frais :
- Standardisez les processus et mettez en place une procédure de remboursement des frais claire ;
- Mettez en place une politique de dépenses claire pour que tous vos collaborateurs suivent les mêmes règles. Ces règles doivent déterminer pour chacun de vos collaborateurs et vous-même ce qui est acceptable et tolérable en matière de dépenses professionnelles ;
- Définir les rôles de chacun de vos collaborateurs ; les flux de validation mis en place pour que vos salariés s’adressent à la bonne personne et au bon service ;
- Enfin, mettez en place un contrôle efficace de toutes les notes de frais. Si le système de validation n’est pas rigoureux, un chef d’entreprise peut vite se retrouver avec des problèmes de trésoreries et par conséquent avec les autorités fiscales…
Privilégier la gestion en temps réel et l’automatisation
Il existe aujourd’hui des outils efficaces pour optimiser tous les processus de gestion et de remboursement des notes de frais de votre entreprise. En effet, la numérisation et l’automatisation sont devenues un véritable atout et permettent de simplifier cette tâche qui peut rapidement devenir fastidieuse et chronophage pour tout le monde. Vous n’aurez plus à passer des heures de saisies devant un tableur avec votre petit tas de factures. Une simple photo suffit désormais !
Instaurer un contrôle rigoureux pour éviter les mauvaises surprises
L’établissement d’une politique de dépenses professionnelles garantira le respect des normes en vigueur et ainsi d’éviter tout risque de redressement fiscal qui peut être fatal à une entreprise. Cette politique de frais professionnels encadrera et clarifiera les droits et les obligations auxquelles sont tenus vos collaborateurs. En centralisant la gestion des frais vous aurez également la main sur tous les éléments relatifs aux dépenses de votre entreprise, et ce en temps réel. Vous resterez ainsi conforme au règlement fiscal et à toutes les exigences de déclaration. Le moyen le plus efficace pour faire respecter votre politique de gestion des frais et d’éviter un redressement fiscal malencontreux, est sans doute d’utiliser et de mettre en place un système intégré et standardisé de gestion des notes frais. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur l’évolution et la croissance de votre entreprise en toute sérénité !