L’utilisation d’un logiciel qualité tel qu’un logiciel de business process management n’est pas simple. Pour modéliser correctement les processus métier et éviter un référentiel trop complexe, il faut comprendre certaines notions et appliquer certaines règles précises.
Tâche, objet métier, procédure : comprendre les éléments de modélisation
Pour bien utiliser un logiciel BPM, il faut comprendre certaines notions qui facilitent la modélisation du process. L’objet métier est un objet modifié par des tâches. Il peut s’agir d’un produit, d’un outil ou d’un contrat. Par exemple, « coller une étiquette d’expédition sur le colis » est un exemple de tâche effectuée sur l’objet métier « colis ». Il faut également éviter de confondre procédure avec processus. Selon l’AFNOR, un processus est un « ensemble d’activités corrélées ou interactives transformant les éléments d’entrée en éléments de sortie ». Une procédure décrit les règles à appliquer lors du processus.
Quelques règles à suivre pour modéliser les process dans son logiciel BPM
- Pour modéliser un processus métier, chaque tâche doit n’être décrite qu’une seule fois. Il est donc recommandé de respecter trois niveaux de description : le processus, l’activité et enfin la tâche. La clarté est de mise lors de l’utilisation du logiciel qualité.
- Il faut partir des tâches les plus précises puis les regrouper en activités. Il ne faut pas partir des processus, sous peine d’oublier des tâches ou de créer des doublons.
- On l’a vu, il faut concevoir une tâche comme transformation d’un « objet métier ». Par conséquent, une action qui ne modifie pas un objet ne doit pas être décrite, car elle n’a pas de valeur ajoutée.
- Déterminez les rôles à partir des activités et non l’inverse. Un même agent n’exécute pas forcément toutes les activités liées à son titre, pour des raisons de contrôle et de sécurité.
- Les compétences sont à préciser dans la description des procédures et non des processus.